Het ontstaan van Optimact? Dat hebben we te danken aan Microsoft Excel.

Het ontstaan van Optimact? Dat hebben we te danken aan Microsoft Excel.
08/03/2024 Deborah Bracke

door Olivier Corluy

Toegegeven, zelf werkte ik ook jarenlang met Excel. En dat ging goed. Excel is immers een uiterst flexibele en krachtige software waarmee je heel wat complexe berekeningen kan maken. En dus zien veel supply chain managers het als de ideale metgezel om hun voorraden te beheren en forecasts te optimaliseren. Ik merkte echter al snel dat dit maar tot op een bepaald niveau kan. Want de sterktes van Excel zijn meteen ook de valkuilen van het programma. De drie belangrijkste voordelen of nadelen (het is maar hoe je het bekijkt) op een rijtje:

Flexibel

Bij Excel begin je altijd van een blanco blad. Dat biedt enorme flexibiliteit. Het nadeel is dat alle input, alle ideeën en alle theorieën van jou moeten komen. Van zodra je voorraad groter – en dus je voorraadbeheer intensiever – wordt, zorgt die flexibiliteit al gauw voor een gebrek aan overzicht. Bovendien kan je in Excel alles zomaar aanpassen. Het blijft een manuele tool zonder enige vorm van controle. Maak je per ongeluk een foutje in je berekening, of in één enkele cel? Dan kan je voorraadberekening helemaal fout zitten, zonder dat je er erg in hebt.

Krachtig

Met Excel kunnen we krachtige formules implementeren en complexe bewerkingsmethodes uitvoeren. Alleen vormt die kracht ook een gevaar. Want wat als je op termijn een sheet krijgt met duizenden rijen en kolommen? Bewaar jij dan nog het overzicht? Voor mij was het alvast overweldigend, met tijdverlies en inefficiëntie tot gevolg. En dus ging ik nadenken over een tool dit niet alleen overzichtelijk, maar ook efficiënt en eenvoudig moest zijn.

Onbeperkt

Binnen Excel ben je vrij om te doen wat je wil. Je gebruikt de formules en methodes die je wil, en je past het programma aan naar jouw voorkeuren. Maar wat als het misgaat? Excel biedt geen standaardisatie. En er is geen tool die jou verwittigt dat er iets fout loopt. Een correct beheer en nauwkeurige controle is dus nodig om geen fouten te maken. En dat kan gezien de grootte van je voorraad een helse en tijdrovende klus zijn. Zelf heb ik maar al te vaak door sheets met 10.000 artikelen moeten scrollen. Ik nam me voor om dat nooit meer te moeten doen.

 

Het waren deze drie valkuilen die me lieten inzien dat het Microsoft-programma geen gespecialiseerde software is voor voorraadbeheer en forecasting. Zo ontstond het idee voor Optimact : een allesomvattend programma waarbij je als supply chain manager niet van een wit blad moet starten. Optimact verwerkt je data in een duidelijk en user-friendly overzicht. Merkt het programma een potentiële fout of een eventuele dreiging op? Dan wordt dat gemeld en kan je heel gericht nakijken of er iets moet aangepast worden. Niet meer scrollen tussen de 10.000 artikelen dus. En zo bespaar je tijd en energie.

 

Optimact blijft verder evolueren. Ons team van experten werkt voor verschillende bedrijven in verschillende sectoren. Daaruit leren we ook om Optimact te blijven verbeteren. Mijn uiteindelijke streefdoel? Van Optimact dé allesomvattende en foutloze tool maken om jouw voorraden te beheren en jouw forecasts uit te voeren. Ik ben alvast blij dat ik niet meer met Excel hoef te werken.